V naší firmě fungujeme virtuálně: Od sídla přes asistentku až po virtuální kancelář

virtuální kancelář, virtuální kancelář Praha

Mám tu obrovskou výhodu, že se pohybuji v oblasti IT. Dává mi to volnost, protože když vytváříte virtuální věci (ať už to je software, grafika nebo třeba online aplikace), můžete na tom pracovat naprosto odkudkoliv. Nepotřebuji fyzickou kancelář, dokonce ani žádné vybavení kromě počítače a připojení k internetu. A proto jsem ve chvíli, kdy jsem zakládal firmu, rozhodl, že i ta bude fungovat kompletně virtuálně.

Kromě dobře vybraného oboru mám štěstí i na dobu, v níž jsem se narodil. 21. století jenom nahrává práci odkudkoliv. Dnes je naprosto běžné mít virtuální sídlo, spolupracovat na dokumentech v cloudu a se zákazníky vést hovory po Skypu. U nás ve firmě takto fungujeme a daří se nám. Co k tomu využíváme?

Ze všeho nejdřív jsme zřídili virtuální sídlo

Při zakládání s.r.o. je nutné uvést sídlo společnosti. Pokud žádnou fyzickou kancelář neplánujete, můžete nechat zapsat například svou soukromou domácí adresu. Nepůsobí to ovšem moc profesionálně, hlavně tím necháte kohokoliv nahlížet do svého soukromí. Sídlo firmy je totiž veřejné. Z toho důvodu se v posledních letech rozmáhají tzv. virtuální sídla.

Virtuální sídlo stojí pár stovek měsíčně podle toho, na jak prestižní adrese si ho zařídíte a jaké služby budete požadovat. Mohou vám tam přebírat poštu i vyřizovat telefony. Někdy je dokonce možné si na dané adrese čas od času pronajmout kancelářské prostory, kam pak pozvete zákazníka nebo partnera. Přesně tuto variantu jsme zvolili my. Vybrali jsme si sídlo u společnosti Profi kancelář a někdy si tam pronajímáme zasedací místnost, kam zveme partnery. Je to taková naše virtuální kancelář Praha. I když fyzicky ani jeden z týmu v Praze nebydlí, sídlit v hlavním městě je fajn. Působí to dobře na klienty i obchodní partnery.

Pak jsme zařídili virtuální prostor pro práci

Když bude každý fyzicky sedět na jiném místě, potřebujete prostor, kde se budete scházet společně. Nějaký virtuální prostor, kde budete vidět rozpracované záležitosti, naplánované schůzky apod. Jde k tomu využívat obyčejné Google Drive dokumenty nebo alternativu Microsoft OneDrive. Počítejte však s tím, že pro firemní využití si nevystačíte s variantou zdarma. Rozhodně si budete muset platit nějaký měsíční tarif, abyste měli dostatek prostoru.

Existují i speciální řešení, v rámci nichž platíte měsíční částku a v ceně máte cloudové úložiště i nějaký software. Nejenom klasický kancelářský, ale třeba i ekonomický pro vystavování faktur atd. Nechci uvádět žádné konkrétní příklady a dělat zde reklamu, pohledejte, určitě takové možnosti snadno najdete.

Jednoduché úkony delegujeme na virtuální asistentku

Postupem času jsme zjistili, že bychom potřebovali někoho, kdo nám vypomůže s jednoduchými úkoly a zařídí za nás to, čím my jenom ztrácíme čas. Domluví schůzky, naskenuje dokumenty, zaplatí faktury, vytvoří reporty, vymyslí příspěvky na sociální sítě apod. Tak se u nás ve firmě objevila virtuální asistentka.

Jelikož jsme nechtěli ztrácet čas vypisováním výběrového řízení a sháněním schopné zaměstnankyně či zaměstnance, platíme si virtuální asistentku od společnosti Profi kancelář, u níž máme zařízené i virtuální sídlo. Domluva je jednoduchá, pokyny posíláme e-mailem, někdy si zavoláme. Některá zadání totiž zpracovává umělá inteligence, pokud je potřeba něco dořešit, voláme s lidským operátorem. Vysvětlit úkol někomu jinému je pro nás časově výhodnější než ho dělat vlastnoručně.

Vychytávek, které se hodí, když podnikáte čistě virtuálně, je samozřejmě mnohem více. Ale o těch zase někdy jindy. Tohle je základní přehled do začátku, další věci nejspíš objevíte sami.